Beim Timeboxing weist man einem bestimmten Vorhaben in seinem Kalender eine feste Zeitspanne zu.
Was ist Timeboxing? Erklärung, Bedeutung, Definition
Anstatt einfach zu arbeiten, bis etwas erledigt ist, trifft man eine Entscheidung, wann und wie viel Zeit man dafür aufwenden kann. Um es anders auszudrücken: Timeboxing bedeutet, eine bestimmte Zeitspanne für ein bestimmtes Vorhaben in seinem Kalender einzuplanen.
Im Grunde ist es ähnlich wie die Planung einer Versammlung. man wählt den Tag, den Beginn und das Ende der Zeit aus. Und das Wichtigste: man reserviert Zeit für seinen Kalender, um Terminkonflikte zu vermeiden.
Sobald man ein Zeitfenster reserviert hat, muss man es wie einen Termin behandeln. Wenn man sich ein Timebox-Projekt vornehmen, kann man jetzt nicht mehr durch Umplanungen oder Ablenkungen unterbrochen werden.
Bei großen Aufgaben kann es sinnvoll sein, zahlreiche Zeitblöcke im Voraus zu bestellen. Mit dieser Technik kann man effizient Zeit einplanen und Prioritäten setzen.
Timeboxing: Vorteile und Nachteile
Timeboxing hat zahlreiche Vorteile. Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:
Man geht bewusster mit seiner Arbeit um. Um eine Timebox zu erstellen, muss man Prioritäten setzen und festlegen, wie lange die Aufgaben dauern sollen. Je mehr man diese Informationen für jedes Vorhaben berücksichtigt, desto bewusster wird einem, wie viel Zeit man benötigt.
Es ist einfacher, sich selbst „unter Druck zu setzen“, um die Aufgaben anzugehen, die man aufgeschoben habt oder von denen man weiß, dass man damit zu kämpfen hat.
Wenn man sich strenge Grenzen setzt, wann und wie viel Zeit man für ein bestimmtes Vorhaben aufwenden darf, kann man seinen Terminkalender besser vorbereiten. Außerdem ist man effizienter und zielgerichteter, wenn man nicht unterbrochen oder abgelenkt wird, während man an seinem Projekt arbeitet.
Verringert Multitasking. Der menschliche Verstand ist nicht in der Lage, Multitasking zu betreiben. Jedes Mal, wenn wir die Aufgaben wechseln, muss der Verstand Daten neu eingeben, was Energie und Zeit kostet. Wenn man einen Zeitplan aufstellt, konzentriert man sich jeweils auf ein Unternehmen (oder eine zugehörige Organisation von Aufgaben) zur gleichen Zeit. Auf diese Weise springt man nicht zwischen Initiativen hin und her.
Auf diese Weise kann man Perfektionismus, Überarbeitung und Übertreibung vermeiden.
Stellt eine Wiederholung her. Mit Hilfe von Timeboxing kann man sich einen besseren Überblick über seinen Tag verschaffen. Wenn man seine Timeboxen in seinen Kalender einträgt, kann man wirklich sehen, wann jede Aufgabe erledigt sein könnte. Wenn man seine Arbeit im Voraus plant, ist es viel unwahrscheinlicher, dass man in das „Ratespiel“ der Zeitplanung verwickelt wird, und man kann jeden Tag mit mehr Zuversicht angehen.
Die Nachteile des Timeboxing
Obwohl Timeboxing viele Vorteile hat, ist es nicht für jeden geeignet. Im Folgenden findet man einige der häufigsten Nachteile von Timeboxing und einige Möglichkeiten, sie zu überwinden.
Man kann sein Unternehmen nicht beenden, bevor die Timebox abgelaufen ist. Zu Beginn ist das ein nicht unübliches Problem bei Timeboxing. Wenn man jedoch im Laufe der Zeit etwas Musik hört, wird man die Zeit, die man für die Erledigung einzelner Aufgaben benötigt, besser einschätzen kann.
Timeboxing unterbricht den Arbeitsfluss. Es kann irritierend sein, wenn man Aufgaben wechseln muss, während der Timer abläuft. Deshalb ist es empfehlenswert, vergleichbare Aufgaben in Timeboxen zu gruppieren.
Durch Timeboxing hetzt man durch die Aufgaben, was dazu führt, dass man zu wenig Zeit für die Arbeit hat. Wenn man eine Timebox organisiert, ist man vernünftig. Man sollte nicht jedes Quäntchen Produktivität aus Zeitkontrollstrategien wie Timeboxing herauspressen. Wenn man das versucht, könnte man eher ausbrennen als Erfolg haben. Hält man stattdessen seine Erwartungen vernünftig und plant man Ausfallzeiten zwischen den Aufgaben ein, kann man nicht ausbrennen.
Warum ist Timeboxing einzigartig?
Beim Timeboxing schränkt man seine Arbeit ein, damit man nicht zu viel Zeit verliert.
Die Timeboxing-Methode beinhaltet wachsende Zeitintervalle, die als „Timeboxes“ bezeichnet werden und von ein paar Minuten bis zu mehreren Monaten reichen können. Zusätzlich zu den Fristen und Zielen können die Timeboxen auch aus Meilensteinen, Leistungen und einem Budget bestehen.
Unabhängig vom Ergebnis meldet man seine Arbeit bei Ablauf der Timebox als erledigt an. Danach überprüft man, ob man seine Ziele erreicht hat oder nicht.
Vielleicht muss man zum Beispiel seinen Arbeitsplatz aufräumen, ohne den ganzen Nachmittag damit zu verbringen. Wenn eine 30-Minuten-Timebox abläuft, bricht man sofort ab, unabhängig davon, wie viel Aufräumarbeit man geleistet hat.
Erste Schritte mit Timeboxing
1. Identifizieren von geeigneten Aufgaben
Die gängige Regel lautet, dass man jedem Vorhaben, das man benötigt, eine Timebox zuweist. Am hilfreichsten ist es jedoch, Timeboxen für die folgenden Aufgaben zu erstellen:
Die Aufgaben, die man nicht erledigen muss
In den meisten Fällen handelt es sich dabei um zeitraubende Aufgaben, einschließlich des Schreibens eines Berichts. Infolgedessen ist das Aufschiebeverhalten das Ergebnis der Erkenntnis, dass man diese Aufgaben nicht schnell erledigen kann.
Wenn man seine Arbeit in kleinere, leichter zu bewältigende Abschnitte mit eigenen Zeitlimits und Meilensteinen aufteilt, erscheint einem das Vorhaben weniger entmutigend. Um dann das nächste Ziel zu erreichen, muss man sich nur noch selbst inspirieren.
Die Aufgaben, die man so schnell wie möglich erledigen muss
Die Reinigung der Toilette oder das Ordnen der E-Mails sind Beispiele für wichtige, aber unangenehme Aufgaben. Diese Aufgaben werden entweder eine lange Zeit in Anspruch nehmen oder übermäßig viel Zeit verschlingen.
Ein striktes Abschlussdatum schränkt die Zeit ein, die man von Anfang an mit der Aufgabe verbringt.
2. Unterschiede zwischen festen und flexiblen Zeitvorgaben
Um zu verdeutlichen, was man nach jeder Timebox tun muss, unterscheidet man zwischen „harten“ Timeboxen und „weichen“ Timeboxen:
Weiche Timebox. Eine weiche Timebox kann man sich als eine Sammlung kleinerer Aufgaben vorstellen, die man in große Aufgaben zerlegt hat. Wenn man eine Timebox abgeschlossen hat, geht man direkt zur nächsten Timebox über. Man kann seine Bilder mit symbolischen Meilensteinen versehen, um sie besser zu analysieren und einfacher handzuhaben.
Harte Timebox. Eine harte Timebox ist eine, an die man nicht mehr denken wird, sobald sie vorbei ist. Man geht von einer völlig unzusammenhängenden Timebox zur nächsten über, sobald man eine beendet hat. Wenn sich das Bewusstsein auf eine einzigartige Art von Unternehmung verlagert, treten Meilensteine besonders deutlich hervor.
3. Die Timebox-Zeit zu einer Priorität machen
Wenn man einen hektischen Tag hat, kann es verlockend sein, seine Timeboxen neu zu planen, zu verschieben oder abzusagen. Das sollte man auf ein Minimum beschränken. Wenn man seine Timeboxen eingerichtet hat, betrachtet man sie als selbst geplante Konferenzen.
Indem man sich Zeit für ein bestimmtes Vorhaben nimmt, verpflichtet man sich selbst, es in dieser Zeit zu erledigen. Daher sollten Timeboxen nicht in letzter Minute abgesagt werden, ähnlich wie man eine Versammlung nicht in letzter Minute absagen würden, solange es nicht wirklich notwendig ist.
4. Etwas mehr Zeit einplanen
Die beste Art und Weise, eine Timebox zu erstellen, ist, sie visuell ansprechend zu gestalten. Um zu sehen, welche Zeitbeschränkung man für ein bestimmtes Vorhaben hat, kann man sich die Zeit in seinem Kalender eintragen. Das hilft nicht nur, seinen Zeitplan einzuhalten, sondern macht auch anderen klar, dass man vielleicht nicht mehr erreichbar ist.
5. Beschränkung für die Timebox festlegen
Nach dem weit verbreiteten technologischen Know-how sollte man auf keinen Fall mehr als neunzig Minuten in einer einzigen Sitzung für eine Unternehmung aufwenden.
Die Menge kann jedoch reduziert werden. Setzt man sich zum Beispiel ein 5-Minuten-Zeitlimit für Brainstorming-Aufgaben, sollte es auch etwa 5 Minuten dauern.
Es hängt ganz von einem selbst ab, wie lang seine Zeitfenster sind und wie viele Aufgaben man zu erledigen möchte. Aber unabhängig von der Dauer der Timebox sollte man nach neunzig Minuten eine Pause machen.
6. Pausen zwischen den Timeboxen machen
Pausen helfen, gezielt länger durchzuhalten. Auch hier legt das technische Know-how nahe, dass das Interesse nach neunzig Minuten nachlässt, aber es würde schon viel früher nachlassen. Um seine wiederkehrenden Abläufe reibungslos zu gestalten, sollte man im Voraus Pausen einplanen.
Es ist zum Beispiel möglich, fünfundvierzig Minuten zu arbeiten und dann eine 15-minütige Pause einzulegen. So hat man eine ganze Stunde Zeit.
Außerdem muss man diese Pausen optimal nutzen. Es ist zu empfehlen, während der Pausen eine extra Pause einzulegen, damit sich die Augen ausruhen können, vor allem, wenn man den ganzen Tag vor dem Computer arbeitet. Man sollte sich stattdessen strecken oder einen kurzen Spaziergang im Freien machen.
Sobald man zurückkehrt, wird man seine Aufmerksamkeit und Konzentration wiedererlangt haben, gerade rechtzeitig, um für jede weitere fünfundvierzigminütige Zeitspanne zu arbeiten.
7. Einen Zeitmesser setzen
Sobald man jeder Aufgabe Zeit zugewiesen hat, stellt man einen Timer ein, der einen daran erinnert, dass es an der Zeit ist, direkt zur nächsten Aufgabe überzugehen. Man wird jetzt nicht mehr nur aufgefordert, effizient zu arbeiten, wenn man eine bestimmte Zeitspanne festlegt. Außerdem kann man so sicherstellen, dass man auch andere wichtige Erledigungen nicht verpasst.
8. Ähnliche Aufgaben müssen zusammen gruppiert werden
Es ist gut, für die meisten Aufgaben und Projekte Zeitfenster zu erstellen, um effizient zu arbeiten. Denn trotz Timeboxing kostet es Zeit und intellektuelle Kraft, zwischen den Aufgaben zu wechseln. Um dieses Problem zu vermeiden, müssen die Aufgaben in nebeneinander liegenden Timeboxen zusammengefasst werden. Selbst wenn man Timeboxen dreht, wird die Gruppierung vergleichbarer Aufgaben es einfacher machen, zielgerichtet und flüssig zu arbeiten.
9. Überprüfen und wiederholen
Die Entwicklung am Ende jeder Timebox oder jedes Tages sollten überprüft werden. Kann man alles überprüfen und für seine zukünftigen Pläne verwenden, wenn man alle seine Aufgaben erledigt hat?
Wenn nicht, fragt man sich, warum. Hat man genügend Zeit für die Erledigung der Aufgabe eingeplant? Was hat einen abgelenkt oder entgleisen lassen?
Fazit:
Timeboxing ist also unerlässlich für ein gutes Zeitmanagement. Wer seine Aufgaben stets ordentlich und pünktlich erledigen möchte, sollte auf die Methode zurückgreifen.