Friendly ist das englische Wort für freundlich. Reminder heißt auf Deutsch Erinnerung. Ein „friendly reminder“ ist also eine freundliche Erinnerung. Diese wird meist im Geschäftsleben versandt, kommt aber auch im Privaten zum Einsatz.
Was ist ein „friendly reminder“? Erklärung, Bedeutung, Definition
Einer nachträglichen, freundlichen Erinnerung geht stets ein anderweitiges Schreiben voraus. Dies kann eine Einladung, eine Rechnung oder auch ein Auftrag mit fixem Abgabetermin sein.
Der „friendly reminder“ kann jedoch auch proaktiv versandt werden. In diesem Falle dient er dazu, dass etwas Wichtiges keinesfalls in Vergessenheit gerät.
Die freundliche Erinnerung wird so gut wie immer per E-Mail verschickt. Die Briefform ist auch möglich, kommt in der Realität aus Kosten- und Zeitgründen jedoch nur sehr selten vor.
Empfänger der freundlichen Erinnerung
Im Geschäftsleben kann die freundliche Erinnerung firmenintern an Kollegen oder Vorgesetzte versandt werden.
In der externen Korrespondenz wird sie an Kunden, Lieferanten oder Kooperationspartner verschickt.
Privat-geschäftlich kann die freundliche Erinnerung an Firmen erfolgen, wenn zum Beispiel ein Liefertermin nicht eingehalten oder auf eine Bewerbung nicht reagiert wurde.
Privat wird der „friendly reminder“ im Freundes- und Bekanntenkreis verschickt. Er kann jedoch auch als eigene Motivation genutzt werden.
Friendly Reminder: Basics der freundlichen Erinnerung
Der „friendly reminder“ erfüllt den Zweck, etwas Wichtiges auf höfliche Art und Weise in den Fokus zu rücken.
Dies ist jedoch nur gegeben, wenn das elektronische Postfach nicht täglich mit zahlreichen Erinnerungen gefüllt ist. Vor dem Versand sollte deshalb stets der wirkliche Nutzen hinterfragt werden.
Zudem dient der „friendly reminder“ nur der Erinnerung an Termine, Zahlungen oder Tätigkeiten. Zusatzinformationen oder Angaben, die damit nichts zu tun haben, finden dort keinen Platz.
Auch Vorwürfe, Anschuldigungen, Drohungen oder Vermutungen haben in einer freundlichen Erinnerung nichts verloren.
Geschäftliche Korrespondenz: Inhalt der proaktiven, freundlichen Erinnerung
Der proaktive „friendly reminder“ dient dazu, höflich und ohne Druck auf einen anstehenden Termin hinzuweisen. Meist wird diese Art des Schreibens von Assistenzkräften an Vorgesetzte versandt, um auf wichtige Fristen aufmerksam zu machen.
Damit das Schreiben die gewünschte Funktion erfüllt, wird schon in der Betreffzeile klar auf den Grund hingewiesen. Sie kann beispielsweise lauten: „Freundliche Erinnerung an den morgigen Termin mit …“
Der Inhalt enthält die höfliche und persönliche Anrede. Danach folgt eine kurze Zusammenfassung mit den wichtigsten Fakten und den dafür zu erledigenden Dingen.
Beendet wird der „friendly reminder“ mit einem kurzen Dankeschön für die Beachtung und einer höflichen Grußformel.
Geschäftliche Korrespondenz: Inhalt der nachträglichen, freundlichen Erinnerung
Wird sie versandt, dann liegt bereits ein Versäumnis vor. Dennoch ist auch bei diesem Schreiben der Tonfall freundlich, respektvoll und sachlich.
Wie beim proaktiven friendly reminder wird auch hier die Betreffzeile klar und deutlich formuliert. „Freundliche Erinnerung an unsere Rechnung mit Nummer …“ kann sie beispielsweise bezüglich einer versäumten Zahlung lauten.
Im Inhalt folgen die höfliche und persönliche Anrede, eine Zusammenfassung der ausstehenden Leistung oder Zahlung sowie abschließend ein kurzes und freundliches Dankeschön für die Erledigung und die Grußformel.
Privat-geschäftliche Korrespondenz: Inhalt der nachträglichen, freundlichen Erinnerung
Häufig kommt diese Art des Schreibens im Nachgang zu Bewerbungen zum Einsatz. Wird darauf nicht reagiert oder erfolgt nach dem Vorstellungsgespräch keine Rückmeldung, dann darf freundlich nachgefasst werden.
Denn auch in gut organisierten Personalbüros können Versehen passieren. Eine berechtigte, freundliche Erinnerung des Bewerbers wird so gut wie immer als Interesse und deshalb meist positiv gesehen.
Auch auf versäumte Zustellungs- und Handwerkstermine sollte zunächst mit einer freundlichen Erinnerung reagiert werden. Denn: Wo Menschen arbeiten, passieren Fehler. Wird freundlich und höflich darauf aufmerksam gemacht, dann folgt meist auch eine entsprechend positive Reaktion.
Private Korrespondenz: Inhalt der proaktiven, freundlichen Erinnerung
Im privaten Bereich wird ein „friendly reminder“ mittlerweile häufig per Textnachricht verschickt. Aber auch der Versand per E-Mail ist möglich.
Je nach Anlass und Freundschaftsgrad kann die proaktive Erinnerung hier auch humorvoll und kurzgehalten sein.
Private Korrespondenz: Inhalt der nachträglichen, freundlichen Erinnerung
Hier wird es im Privaten häufig schwierig. Denn gerade in diesem Bereich können ein vergessener Termin oder die nicht erfolgte Rückzahlung von Schulden durchaus persönlich verletzen.
Um eventuelle Missverständnisse zu klären und Wogen zu glätten, ist in diesem Fall das mündliche Nachfassen in der Regel einer freundlichen, schriftlichen Erinnerung vorzuziehen.
Friendly Reminder: Die freundliche Erinnerung als Eigenmotivation
Auch zur Erreichung von persönlichen Zielen kommen „friendly reminders“ zum Einsatz. In diesem Fall dienen sie als Motivation. Friendly reminders erinnern in Form von Klebezetteln am Badezimmerspiegel, im Auto oder am Kühlschrank an Bestrebungen. Damit sie den Zweck erfüllen, muss der positive Nutzen des zu Erreichenden auf den ersten Blick ersichtlich sein. Zudem sollte sich auch hier auf das Wesentliche beschränkt werden.
„Freundliche Erinnerung an mich selbst: Ein kurzer Abendspaziergang entspannt und ist gesund.“ So kann beispielsweise ein „friendly reminder“ für mehr frische Luft und Bewegung lauten.