Als 5 Why Methode wird ein einfaches Verfahren bezeichnet, das mit fünf Warum-Fragen eine Fehler-Ursachen-Analyse ermöglicht (sogenannte Root-Cause-Analysis). Die Methode stammt aus dem Qualitätsmanagement. Im Grunde stellt die Methode eine Ursache-Wirkung-Kausalkette her. Jedoch ist ihr Ausgangspunkt, zunächst den Fehler exakt zu benennen. Die beiden Ziel bestehen darin,
- a) die Ursache zu identifizieren und
- b) eine Lösung für das Problem zu finden.
Wer hat die 5 Why Methode erfunden?
Diese Methode kommt wie viele andere Verfahren des Qualitätsmanagements aus Japan. Als ihr Begründer gilt Toyoda Sakichi, Vater des Toyota-Gründers Toyoda Kiichirō und selbst Erfinder sowie geistiger Vater der japanischen industriellen Revolution. Möglicherweise hat ihn sein aufgeweckter Sohn mit seinen vielen Fragen dazu motiviert, doch einmal Problemstellungen exakt mit 5 Why zu beschreiben. Heute ist die Methode integraler Bestandteil der japanischen Lean-Philosophie, also des Managements mit schlanken Strukturen.
Anwendung der 5 Why Methode
Der Start ist die exakte Beschreibung des Problems. Danach folgen die fünf Warum-Fragen, die auch zu beantworten sind. Achtung: Es handelt sich nicht um das Ermitteln von fünf alternativen Ursachen für ein Problem, sondern um das Herstellen einer Kausalkette in fünf Schritten. Das Problem könnte sein: Der Drucker druckt nicht mehr. Es folgen die fünf Fragen mit ihren jeweiligen Antworten:
- #1 Warum druckt der Drucker nicht? – Weil die Druckerpatronen inzwischen leer sind.
- #2 Warum wurden die leeren Patronen nicht ersetzt? – Weil wir gerade keine vollen Patronen haben.
- #3 Warum haben wir keine neuen Patronen? – Weil sie nicht bestellt wurden.
- #4 Warum wurden sie bestellt? – Weil die Verantwortlichkeit hierfür unklar ist.
- #5 Warum ist das unklar? – Weil unser Einkaufsprozess zentralisiert organisiert ist, was zu Verzögerungen führt.
Die mögliche Lösung kann lauten, die Kommunikation zum Einkauf zu stärken und einen Verantwortlichen für die Druckerpatronen zu benennen.
Positiv- oder Negativformulierung der 5 Why
Die 5 Why können positiv oder negativ formuliert werden. Es sind die Fragen „Warum herrscht dieser Zustand?“ und „Warum herrscht nicht der gegenteilige (bessere) Zustand?“ möglich. Die zweite, negative Formulierung ist zielführender, auch wenn sie unangenehmer wirkt, weil sie den offensichtlichen Lösungspfad antizipiert bzw. auf die Lösung drängt.
Alternativer Verlauf der 5 Why
Eine andere Fragestellung der 5 Why kann zu einem alternativen Verlauf der Kausalkette und damit zu anderen Erkenntnissen führen. Das Problem lautet wieder: Der Drucker druckt nicht.
- #1 Warum druckt der Drucker nicht? – Weil alle Druckerpatronen leer sind.
- #2 Warum sind sie leer? – Weil wir bislang nur die XS-Version verwenden.
- #3 Warum nutzen wir nicht die XXL-Version? – Weil unser derzeitiger Lieferant nur XS führt.
- #4 Warum bestellen wir keine XXL-Patronen bei einem anderen Lieferpartner? – Weil dieser Partner von uns aus mehreren Gründen (gute Konditionen, sehr zuverlässig) bevorzugt wird. Wir haben nie nach anderen Partnern gesucht.
- #5 Warum haben wir nie andere Partner gesucht? – Weil bisher niemand Bedarf nach anderen Patronen angemeldet hat.
Lösung: Die Einkaufsabteilung muss nun einen zusätzlichen Lieferpartner für XXL-Patronen finden.
Warum sind es fünf Why-Fragen?
Toyoda Sakichi mag die fünf Schritte der Kausalkette für optimal gehalten haben. Bekanntlich finden viele Methoden mit einer geradezu magischen Zahl von Schritten statt. Eigentlich sind die 5 Why nicht zwingend in Stein gemeißelt. Es könnten drei Fragen genügen, manchmal müssen es vielleicht auch sechs sein. Doch fünf Fragen erscheinen durchaus angemessen, um einem Problem etwas gründlicher auf den Grund zu gehen und am Ende zu einer Lösung zu kommen. Sie motivieren dazu, sich nicht allzu zu schnell mit der erstbesten Erklärung zufrieden zu geben. Wenn die Fragen in eine Sackgasse führen, empfiehlt es sich, ein bis zwei Schritte zurückzusetzen und einen alternativen Frageweg auszuprobieren.
Wo kommt die 5 Why Methode zur Anwendung?
Erfunden wurde sie für das Management von technischen Prozessen. Die 5 Why sind ein Tool für die Ursachenanalyse bei offenkundig technisch begründeten Fehlern. Es handelt sich dabei um lineare, kausale und meistens komplizierte Systeme. In solchen Umgebungen kann die 5 Why Methode sehr wirksames helfen.
Grenzen der Methode in komplexen Umgebungen
In einer komplexen Umgebung kann es passieren, dass sich einer Wirkung keine eindeutige Ursache zuordnen lässt bzw. dass Ursache und Wirkung in einer Wechselbeziehung stehen. In so einem Fall kann die 5 Why Methode zu einer kreisförmigen Argumentationskette führen. Auch wäre eine Simplifizierung von Sachverhalten möglich. Albert Einstein wies darauf hin, dass wir alles so einfach wie möglich erklären sollten – aber nicht noch einfacher. Komplexe Umgebungen mit Wechselwirkungen sind unter anderem soziale Systeme. Hier versagt die 5 Why Methode allzu oft.
Neue Fragestellung mit „Wofür“ statt „Warum“
Ein moderner Vorschlag lautet, die Frage nach dem Warum durch die Frage nach dem Wofür zu ersetzen. Man untersucht dann nicht die Ursachen von Zuständen, sondern die Wirkungen von Handlungen. Dabei wird der Ausgangspunkt dennoch ein Problem sein. Doch die Fragen führen anstelle der Kausalkette Ursache-Wirkung-Lösung gleich zu Wenn-dann-Szenarien. Es geht etwas nicht, weshalb die Fragen lauten: Was passiert, wenn ich #1 dies, #2 jenes oder #3, #4, #5 noch etwas ganz anderes unternehme? Diese Methode ist in die Zukunft gerichtet und sehr lösungsorientiert, während die 5 Why zunächst in die Vergangenheit blicken.