Die Pomodoro-Technik ist eine Methode des Zeitmanagements, die dabei helfen soll die eigene Produktivität durch das systematische Planen von Pausen zu steigern. Der italienische Erfinder Francesco Cirillo hat die Technik erfunden, da er während des Studiums dazu neigte, Aufgaben vor sich her zu schieben. Er ging davon aus, dass man am besten alle 25 Minuten eine Pause notwendig ist, um Produktivitätsabfälle zu vermeiden. Um dieses Schema einzuhalten, organisierte sich Cirillo mit Hilfe einer Küchenuhr in Tomatenform. Diese erinnerte den Erfinder an die Pausen.
Wie funktioniert die Pomodoro-Technik?
Die Pomodoro-Technik folgt folgendem Prinzip: Konzentrierte Arbeitsphasen von 25 Minuten werden mit durch regelmäßige Pausen von 5 Minuten getrennt. Damit wird dem Gehirn deutlich, wann gearbeitet wird und wann Zeit für die Erholung ist. Das soll die Konzentration fördern. Cirillo nennt eine Abfolge von Arbeitsphase und Pause Pomidori. Nach 4 Pomidori, die 2 Stunden und 25 Minuten beträgt, sollte eine längere Pause eingeplant werden, die zwischen 20 bis 30 Minuten beträgt. Danach kann erneut mit Pomidori begonnen werden.
Wirksamkeit der Pomodoro-Technik
Im Wesentlichen geht es bei der Pomodoro-Technik darum, den Fokus bei der Arbeit zu erhöhen, wodurch Multitasking verhindert wird. Daneben steigert die feste Struktur die Disziplin, da Arbeitsunterbrechungen und Ablenkungen komplett aus den produktiven Arbeitsphasen genommen werden. Die feste Strukturierung beugt durch die Aufteilung in sehr kleine Arbeitseinheiten und Ziele Prokastination vor. Schließlich ist es einfacher, sich an kleine, überschaubare Aufgaben zu machen.
Anwendung der Pomodoro-Technik
Die Erfolgreiche Durchführung der Pomodoro-Technik hängt von einer guten Vorbereitung ab. Bevor begonnen wird empfiehlt es sich, alle Aufgaben zu notieren und zu priorisieren. Wichtig ist dabei eine größere Aufgabe in kleine Einheiten zu unterteilen, die gemeinsam in einem 25-Minuten-Block bearbeitet werden können. Zum Beispiel Informationen nachschlagen (10 Minuten) und Folien gestalten (15 Minuten).
Ist eine Übersicht über aktuelle Aufgaben geschaffen, können diese in den Tagesplan aufgenommen werden. Dieser wird fokussiert und stringent durchgezogen, um die Konzentration zu halten und Ablenkungen zu vermeiden. Es kann einige Zeit dauern, sich an die Zeitintervalle zu gewöhnen. Werden diese auch nach längerer Zeit als unpassend empfunden, können die Zeitinvervalle an die eigene Produktivitätsspanne angepasst werden. In der Praxis haben sich hier 15-Minuten oder 40-Minuten-Blöcke bewährt. Die produktiven Phasen sollten jedoch nicht zu Weit ausgeweitet werden, da man oft mit Zeit unproduktiver wird und dies selbst nicht wahrnimmt.
Wichtig ist, Pausen effektiv zur Erholung zu nutzen. Etwas Bewegung kann helfen den Kopf frei zu bekommen. Nicht förderlich ist es, andere To Dos einzuschieben, wie beispielsweise ein kurzes Anruf etc. Schließlich sollen die 5 Minuten Pausen ausschließlich der mentalen Erholung dienen. Dementsprechend sollten in der Pause Dinge getan werden, die wirklich gut tun: Tief durchatmen, sich eine Tasse Kaffee holen oder eine kleine Einheit Yoga.
Es ist wichtig bei der Pomodoro-Technik den richtigen Umgang mit Ablenkungen zu lernen. Kommt ein Geistesblitz, kann man sich diesen notieren und auf einen späteren Zeitpunkt verschieben. Dasselbe gilt für ToDos die nachträglich aufkommen. Daneben gibt es natürlich wirklich wichtige Anrufe und Grundbedürfnisse, welche auch trotz Arbeitsphase bedient werden müssen. Schließlich wirkt es sich auf die Produktivität aus, wenn es uns nicht gut geht. In diesen Fällen kann eine 25-Minuten-Einheit auch kurz unterbrochen werden.
Klassischwerweise wird empfohlen die Pomodoro-Technik ausschließlich mit Stift und Papier umzusetzen. Denn digitale Helfer bergen die Gefahr durch weitere Ablenkung. In diesem Sinne empfiehlt sich der Einsatz einer handelsüblichen Küchenuhr, um die Zeitintervalle zu stoppen. Menschen die ohnehin am Laptop arbeiten können auch einen der zahlreichen Pomodoro-Timer im Internet benutzen. Auch für das Smartphone gibt es Pomodoro-Apps.