Richtiger Postversand: Tipps und wichtige DIN-Vorschriften

Richtiger Postversand, Tipps und wichtige DIN-Vorschriften


Briefe und Karten versenden ist ein Kinderspiel. Das nehmen zumindest die meisten Menschen an. Sie machen sich kaum Gedanken darüber. Allerdings passieren dabei häufiger Fehler, als man denkt. Glücklicherweise blickt die Post meistens großzügig über die Fauxpas hinweg. Damit die Zustellung aber schneller geht und günstig bleiben kann, sollten die Versender geltende Regeln kennen und beachten.

Wie funktioniert Postzustellung in Deutschland?

Der Absender wirft sein Schreiben in einen öffentlichen Briefkasten oder gibt es in der Postfiliale ab. Alle Briefkästen in der Bundesrepublik werden mindestens einmal pro Tag geleert. Je weiter weg die gelbe Box vom nächsten Verteilzentrum steht, desto früher erfolgt die Abholung der Briefe und Karten. Immerhin sollen die Sendungen innerhalb eines Tages beim Empfänger ankommen.

95 Prozent der Briefe und Pakete werden tatsächlich bereits am nächsten Tag zugestellt. Das funktioniert, weil der Prozess extrem gut strukturiert ist.

Nach Leerung der öffentlichen Briefkästen werden die Schreiben in das nächste Verteilzentrum gefahren. Dieses wird im Fachjargon Briefzentrum – Ausgangsbearbeitung (BZA) genannt. Die BZAs sind nach Postleitzahlen gegliedert. In den Zentren werden die Briefe und Karten maschinell ausgelesen und einsortiert.

Eine handgeschriebene Adresse wird mittels Strichcodes übersetzt und aufgeklebt. Dafür muss die sogenannte Codierzone freigehalten sein. Sie befindet sich im Bereich von 150 x 15 mm am rechten unteren Rand des Kuverts oder der Karte.

Die Sortierung erfolgt werktäglich zwischen 17 und 22 Uhr. Ist sie abgeschlossen, werden die Sendungen zur Eingangsbearbeitung an die jeweiligen Briefzentren gefahren oder geflogen. Dort passiert dann die Feingliederung. Die Briefe werden entsprechen der Routen der jeweiligen Briefzusteller abgelegt.

Danach kommen die Schreiben an die sogenannten Zusteller-Stützpunkte. Davon gibt es in der gesamten Bundesrepublik etwa 2.900 Stück. Spätestens um 6 Uhr morgens sollten dort alle Sendungen vorliegen, sodass die Briefträger ihren Job antreten können.

Damit dieser eng getaktete Prozess reibungslos ablaufen kann, ist auf Design, Beschriftung und Frankierung der Postwurfsendungen zu achten. Die Regeln sind relativ leicht, weshalb niemand in Postangst zu verfallen braucht.

Darum sind farbige Umschläge, Sticker und Zeichnungen ein Problem

In den Briefzentren werden die Schreiben maschinell ausgelesen. Die Sensoren reagieren am besten, wenn sie auf dunkle Schrift auf weißem Hintergrund treffen. Wer dunkle Kuverts verwendet, der läuft Gefahr, dass die Maschine den Hintergrund nicht vom Strichcode unterscheiden kann. Das Gleiche kann auch passieren, wenn der Umschlag oder die Postkarte gemustert sind. Eine mögliche Lösung ist es, die Adresse auf einem selbstklebenden weißen Etikett aufzudrucken.

Der Strichcode der Post ist in roter Farbe gehalten. Das System ist besonders fehleranfällig bei Kuverts im gleichen Farbton. Bunte Karten und Kuverts werden trotzdem zugestellt, allerdings müssen dafür häufig Menschen herangezogen werden. Die Sendungen, die der Computer nicht auslesen kann, müssen von Mitarbeitern nachsortiert werden. Da diese Maßnahme bei bunten Kuverts besonders häufig notwendig ist, sind diese Schreiben teurer.

Anstatt 80 Cent kostet ein bunter Standardbrief 95 Cent. Wer zu wenig Porto freimacht, der läuft tatsächlich Gefahr, dass das Schreiben zurückkommt.

Eine weitere Fehlerquelle sind Zeichnungen und Aufkleber, die Ähnlichkeit mit Briefmarken haben. Auch sie können die Sortiermaschinen und Sensoren verwirren. Dadurch, dass dann wieder der Mensch die Arbeit übernehmen muss, kann die Zustellung länger dauern.

Was bei Postkarten kein Thema ist, kann bei Briefen zum Problem werden – die Biegsamkeit. Damit die Schreiben einwandfrei durch die Sortiermaschinen laufen, müssen sie sich biegen lassen. Deshalb dürfen keine größeren, starren Beilagen im Kuvert sein.


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Die Adressierung als weitere Fehlerquelle

Bei der Beschriftung der Briefe und Postkarten können jede Menge Fehler geschehen. Tatsächlich gibt es eine DIN-Vorschrift DIN 5008, die genau regelt, wie Absender- und Empfängeradresse anzugeben sind.

Zunächst einmal ist bei der Adressierung zwischen Privat- und Geschäftspersonen zu unterscheiden. Werden Briefe an Privatpersonen, Freunde, Bekannte oder Verwandte gesendet, sollte die Anschrift folgenden Aufbau haben:

  • Anrede und ggf. Titel
  • Name, ggf. mit akademischen Graden
  • Straße und Hausnummer bzw. Postfach
  • Postleitzahl und Ort

Beispiel 1:
Herr Rechtsanwalt
Dr. Klaus Weber
Teststraße 1
12345 Musterstadt

Beispiel 2:
Frau
Ulla Meier
Teststraße 1
12345 Musterstadt

Richtet sich das Schreiben an Eheleute, wird zuerst die Frau und anschließend der Mann angesprochen.

Zwischen Straße und Postleitzahl ist übrigens keine Leerzeile. Dieser Fehler wird besonders häufig begangen. Wird das Schreiben ins Ausland geschickt, schreibt der Absender das Empfängerland in Großbuchstaben unter die Stadt. Ein Ländervorzeichen vor der Postleitzahl ist dagegen unnötig. Es wurde bereits am 1. September 1999 abgeschafft, weil es immer wieder zu Unstimmigkeiten kam. Für einige Länder waren mehrere Kürzel im Umlauf. Für Spanien wurde unter anderem E und ESP genutzt. Bei England waren ebenfalls E aber auch GB im Umlauf.

Bei Schreiben an Geschäftsleute und Firmen sind zwei verschiedene Varianten möglich:

Variante 1:

  • Bezeichnung der Führungsposition
  • Organisation, z. B. Firma, Behörde
  • Anrede sowie Name des Empfängers
  • Straße und Hausnummer oder Postfach
  • Postleitzahl und Ort

Variante 2:

  • Organisation, z. B. Firma, Behörde
  • Bezeichnung der Führungsposition
  • Anrede und Name des Empfängers
  • Straße und Hausnummer bzw. Postfach
  • Postleitzahl und Ort

Ist der Name der gewünschten Führungsperson nicht bekannt, kann er auch einfach weggelassen werden.

Hierzu ein Beispiel:
Wasserwerk Stadt Berlin
Abteilungsleiter
Teststraße 1
12345 Musterstadt

Früher war es Usus, Briefe “zu Händen” bestimmter Personen zu adressieren. Mittlerweile ist davon abzusehen. Die Methode ist veraltet. Um den gleichen Zweck zu erfüllen, wird einfach der Akkusativ benutzt:


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Schmidt GmbH
Buchhaltung
Herrn Max Moser
Teststraße 1
12345 Musterstadt

Postkarten: Verwirrung beim Adressfeld

Im Zuge der Recherche für diesen Beitrag wurden einige Unstimmigkeiten bei Postkarten festgestellt. Im Adressfeld sind die Linien häufig bereits vorgedruckt. Dort werden die Empfängerdaten eingetragen. Wie das Adressfeld gestaltet wird, ist allerdings sehr individuell.

Teilweise wird ein größerer Abstand zwischen letzter und vorletzter Zeile eingefügt, wie bei karten-paradies.de. Beim Fotoanbieter der Drogerie DM.de sind dagegen alle vier Linien in gleichem Abstand gezogen. Die letzte Zeile ist allerdings nur halb so lange wie der Rest. Hier soll wahrscheinlich das Empfängerland notiert werden.

Auch die Grafik-Design Plattform Canva.com bietet Postkarten zum selbst gestalten an. Hier kann der Kunde allerdings ausschließlich die Vorderseite bearbeiten. Die Rückseite bleibt komplett leer und wird per Hand beschriftet. Für den Versand werden passende Briefkuverts gegen einen Aufpreis angeboten.

Auch die großen Supermarktketten offerieren keine einheitliche Adressgestaltung bei Postkarten. Die Modelle von REWE bieten sogar nur drei Zeilen für die Empfängerdetails an. Eine korrekte Beschriftung nach DIN 5008 ist somit kaum möglich.

Für Menschen, die sich nie näher mit der korrekten Adressierung ihrer Postsendungen auseinandergesetzt haben, mag diese unterschiedliche Handhabung zu Verwirrung führen. Fehler sind beinahe unvermeidlich, wenn beispielsweise grundsätzlich schon zu wenige Zeilen vorgedruckt sind.

Meistens drückt die Post ein Auge zu

Karten und Briefe postfreundlich zu gestalten und adressieren ist eigentlich keine große Kunst. Wer sich einmal kurz mit der Thematik auseinandersetzt, dem werden die Regeln schnell klar. Nach mehrmaliger Wiederholung geht das Prozedere in Fleisch und Blut über.

Die Schwierigkeit ist, dass viele Menschen überhaupt nicht wissen, dass sie Fehler beim Beschriften machen. Normalerweise arbeitet die Post so zuverlässig, dass die Briefe trotzdem richtig ankommen.

Wenn sich der ein oder andere wegen längerer Versandzeiten ärgert, könnte der Schwarze Peter allerdings nicht bei der Post, sondern bei ihm selbst liegen. Möglicherweise verwirrte die auffällige Kuvert-Gestaltung die Computersysteme der Verteilermaschinen. Eventuell enthielt die Adresse einen Formfehler und konnte deshalb nicht korrekt ausgelesen werden. Passieren immer wieder Verzögerungen, ist es sinnvoll, sich nochmals mit den Regelungen auseinanderzusetzen. Das kann auch helfen zusätzliches Porto zu sparen.

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