Lizenzmanagement gewinnt für Unternehmen derzeit enorm an Bedeutung. Der Begriff beschreibt die Erfassung und Inventarisierung der erworbenen Software-Lizenzen. Je nachdem, ob diese Funktion durch einen Angestellten oder eine Software vorangetrieben wird, kann das Lizenzmanagement aber ganz unterschiedliche Ausprägungen annehmen. Besonders bedeutsam sind hierbei die folgenden Punkte.
Was ist Lizenzmanagement? Aufgaben, Inhalte
Der Aufgabenbereich eines Lizenzmanagers ist nicht leicht zu fassen. Die dafür nötigen Kenntnisse sind vielfältig. Ein Lizenzmanager verwaltet die Lizenzen der im Unternehmen eingesetzten Software. Dabei ist er für das Management zahlreicher Daten verantwortlich, die zum Softwareeinkauf, zur Software-Konsolidierung und Lizensierung herangezogen werden. Besonders bedeutend ist in diesem Kontext ein gutes Software- und IT-Verständnis. Nur wer in diesem Bereich die erforderliche Erfahrung mitbringt, ist letztlich dazu in der Lage, den Einsatz und die Nutzungsmöglichkeiten optimal zu bestimmen und gegebenenfalls bessere Alternativen zu erkennen.
Je größer ein Unternehmen ist, und je vielfältiger dessen Aufgabenbereiche sind, desto schwieriger ist es, über die vorhandenen Lizenzierungen den Überblick zu behalten. Besonders wichtig für die Position sind genaue Kenntnisse über den unternehmensweiten Betrieb, und wirtschaftliche bzw. Vertrags-Kenntnisse. Wer die Kontrolle über alle Softwareangebote, den Markt und die individuelle Nutzung behalten möchte, ist in entscheidendem Maße darauf angewiesen. Um in einem zweiten Schritt konkrete Entscheidungen treffen zu können, spielt außerdem das strategische Denken eine wichtige Rolle. Welche Software benötigt mein Unternehmen wirklich? Und welche Funktionen könnte auch eine andere Software übernehmen, um die Kosten und die Komplexität zu reduzieren?
Unterstützung durch Software
Moderne Software ist dazu in der Lage, einen ganz entscheidenden Beitrag zum erfolgreichen Lizenzmanagement zu leisten. Entsprechende Programme sind zum Beispiel für den Bereich der SAP Lizenzoptimierung zu finden. Da es sich hierbei um ein besonders kostenintensives Programm aus dem Bereich der EDV handelt, ist eine möglichst effiziente Nutzung in dem Fall besonders wichtig.
Zunächst mag es nicht der Intuition entsprechen, für das Management der Lizenzen eine weitere Software in Anspruch zu nehmen. Doch die Kosten in der Anschaffung sind leicht durch den Mehrwert des Programms zu rechtfertigen. Letztlich steckt darin die Möglichkeit, die laufenden Software-Kosten aktiv zu reduzieren und dadurch für eine finanzielle Entlastung des Unternehmens zu sorgen. Diese Form der Amortisierung ist von entsprechend großem Wert und wird aus diesem Grund von einer wachsenden Zahl von Firmen in Anspruch genommen.
Das Konzept selbst ist derweil nicht neu. Schon seit Anfang der 2000er-Jahre entwickelte sich die Branche in England und Deutschland. Die stark erhöhte Nachfrage seitens der Unternehmen, die mit dem finanziellen Druck der Finanzkrise des Jahres 2009 in Verbindung stand, beschleunigte den Aufstieg weiter. Derzeit sorgt das Cloud-Zeitalter dafür, dass es sich weiterhin um ein lohnendes Vorhaben handelt.
Der Soll-Ist-Abgleich
Anhand der vorherigen Ausführungen lässt sich sogleich festmachen, an welcher Stelle der Mehrwert der Software erkennbar ist. Firmen, welche auf diese Dienste setzen, möchten ihre individuellen Kosten maximal reduzieren. Je mehr Software im Einsatz ist, und je höher deren Stückelung ausfällt, desto größer ist auch das Sparpotenzial.
Der entscheidende Arbeitsschritt ist in der Folge der sogenannte Soll-Ist-Abgleich. Hierbei überprüft die Software einerseits, was die günstigste Möglichkeit der Lizenzierung wäre, um die gleichen Leistungen in Anspruch nehmen zu können. In einem zweiten Schritt analysiert das System den aktuellen Zustand. Aus der Differenz ergibt sich dann gegebenenfalls ein Handlungspotenzial. Je größer die Überlizenzierung im jeweiligen Fall ist, desto eher lohnt sich für ein Unternehmen die Neuordnung der Lizenzen. Da es sich hierbei meist um eine Form der laufenden Kosten handelt, kann die betreffende Ersparnis in der Folge sogar regelmäßig eingefahren werden. Dies erhöht das wirtschaftliche Potenzial des Lizenzmanagements noch weiter.