Was ist das digitale Zeugnis? Bedeutung, Definition, Erklärung

Was ist das digitale Zeugnis, Bedeutung, Definition, Erklärung


Jeder kennt das klassische Zeugnis, das die Schülerinnen und Schüler am letzten Schultag vor den Ferien ausgehändigt bekommen. Das nun neu eingeführte digitale Zeugnis macht die sonst nur analog ausgehändigten Daten auch digital verfügbar. Dabei hat das digitale Zeugnis in puncto Fälschungssicherheit und Lesbarkeit einige Vorteile gegenüber der Papiervariante, sodass das digitale Zeugnis die bislang als Usus geltende Papierform schon bald vollständig ablösen könnte.

Digitale Zeugnis wird neuen Standards am Arbeits- und Ausbildungsmarkt gerecht

Der Arbeits- und Ausbildungsmarkt hat sich in den letzten Jahren stark verändert und auch digital weiterentwickelt. Nicht nur wenn es um die Bewerbung um einen offiziellen Job geht, sondern auch, wenn die Bewerbung für einen Ausbildungs-, Praktikums- oder Studienplatz an einer der renommierten Fachhochschulen oder Universitäten ansteht, werden die Bewerbungsunterlagen heute längst digital übermittelt.

Ziel ist eine Entlastung der Verwaltungsarbeit und eine Beschleunigung der Bewerbungsverfahren und der Platzvergabe an den Ausbildungs- und Bildungsstätten. Ein häufiges Problem: Die Zeugnisdokumente müssen von den Absolventen und Bewerbern eigenhändig digitalisiert werden.

Die eigenhändige Digitalisierung der Zeugnisdokumente lässt jedoch immer auch Schlupflöcher für mögliche Fälschungen und nicht zulässige Änderungen an den offiziellen Dokumenten. Überprüfbar sind derartige Änderungen bislang nicht oder nur mit sehr aufwändigen Mitteln. Zudem sind die selbst erstellten Fotos und Scans von den Dokumenten oft von geringer Qualität und nur schwer lesbar.

Hier schafft das neue digitale Zeugnis zuverlässige und schnelle Abhilfe: Der große Vorteil des neuen, offiziellen digitalen Zeugnisses liegt darin, dass die Dokumente nicht nur zentral und nach allgemein verbindlichen Standards digitalisiert werden, sondern durch eine separate Blockchain des Landes auch fälschungssicher und überprüfbar werden.

Vorteile des digitalen Zeugnisses

Die Einführung des offiziellen digitalen Zeugnisses bringt gleich mehrere Vorteile mit sich: Neben dem neu definierten Standard für die Fälschungssicherheit der Zeugnisdokumente unterliegt die Digitalisierung der Daten auch einem standardisierten Datenschutz: Das neue digital ausgegebene Zeugnis gilt als DSGVO-konform. Nachdem die sensiblen Daten verarbeitet worden sind, werden nicht die Daten selbst, sondern nur ein sogenannter Hash-Wert in der Blockchain gespeichert, mit dem alle offiziellen Angaben auf den digitalen Dokumenten fälschungssicher und nachprüfbar werden.

Bewerbungsprozesse auf Basis des digitalen Zeugnisses werden insofern effizienter, als alle digital erfassten Zeugnisse nach identischen Standards und nach einem vergleichbaren Aufbau für die Ausbildungsstätten und Hochschulen gut lesbar und auf Echtheit zu überprüfen sind.

Doch nicht nur für die Betriebe, Ausbildungsstätten und Hochschulen ist das digitale Zeugnis mit vielen Vorteilen verbunden: Auch die Bewerber und Absolventen selbst sparen Zeit und profitieren von einer Arbeitserleichterung: Mit der Einführung des digitalen Zeugnisses entfällt das Erstellen von zumeist kostenpflichtigen, beglaubigten Kopien. Außerdem ist kein lästiges Archivieren von Zeugnisakten mehr erforderlich und die Umwelt wird durch die papierlose digitale Alternative zum analogen Zeugnis nachhaltig geschont.

Wann wird das digitale Zeugnis verfügbar sein?

Die Grundlagen und Rahmenbedingungen für das digitale Zeugnis wurden bereits geschaffen. Derzeit gilt eine Übergangsfrist, die noch bis Ende 2022 gilt. Danach müssen alle Zeugnisdokumente verpflichtend auch digital zur Verfügung gestellt werden. Die Grundlage für das neue digitale Zeugnis bietet das bereits im Jahre 2017 in Kraft getretene OZG (Onlinezugangsgesetz), das als eine Maßnahme der Digitalisierung beschlossen worden ist.

In diesem verabschiedeten Gesetz werden alle Betriebe und Ausbildungsstätten in den Kommunen und Ländern verpflichtet, offizielle Verwaltungsleistungen und damit auch Zeugnisse und Ausbildungsdokumente auch in elektronischer, digitaler Form zur Verfügung zu stellen.

Wie wird das digitale Zeugnis übermittelt und abgerufen?

Das digitale Zeugnis umfasst die von den Ausbildungsstätten und Schulen digital erfassten Noten- und Bewertungsdaten. Diese werden offiziell von der Bundesdruckerei in Kombination mit einer Datei, die maschinenlesbar ist, nach geltenden Datenschutzrichtlinien verschlüsselt. Integriert ist außerdem eine digitale Signatur, die nach heutigen Standards als fälschungssicher gilt.

Bei der Erstellung des digitalen Zeugnisses werden Zugangscodes für den Download der Daten generiert, die in Kombination mit dem Zeugnis in Papierform ausgehändigt werden. Somit ist das digitale Zeugnis in einem ersten Schritt eine Ergänzung zur Papierform der Dokumente, die zunächst ebenfalls an die Auszubildenden und Schülerinnen und Schüler ausgehändigt wird. Die Entwicklungen lassen jedoch vermuten, dass die digitale Alternative das analoge Zeugnis schon bald vollständig ersetzen könnte.

Das digitale Zeugnis selbst wird in Form einer PDF-Datei zur Verfügung gestellt, die mit einer herkömmlichen Standardsoftware gespeichert und geöffnet werden kann. Auch die Weitergabe der digitalen Zeugnisse ist dank des etablierten Dateiformats demnach kein Problem.


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Der PDF-Standard ermöglicht, dass die digitalen Dokumente nach eigenem Ermessen weitergegeben und lokal gespeichert werden können. Damit geht einher, dass die Empfängerinnen und Empfänger auch selbst verantwortlich für die Aufbewahrung und sichere Speicherung der digitalen Zeugnisdokumente sind. Ihnen obliegt die Hoheit über die Daten und jede Person entscheidet selbst, wem der Nachweis über z.B. den Bildungsabschluss vorgelegt wird.

Wie funktioniert die Echtheitsüberprüfung der digitalen Zeugnisse?

Obgleich es sich bei den digitalen Zeugnissen zukünftig um eine auf den ersten Blick schlichte und herkömmliche PDF-Datei handelt, können die Dokumente jederzeit auf Echtheit überprüft werden und gelten daher als fälschungssicher.

Die Bildungsportale der Länder stellen einen offiziellen Service bereit, über den die Zeugnisse in nur einem Schritt auf Echtheit überprüft werden können. Dazu werden die digitalen Zeugnisse per Drag-and-Drop auf einer SSL-verschlüsselten Portalseite hochgeladen und in Echtzeit geprüft, ohne dass ein weiterer händischer Bearbeitungsvorgang nötig wird.

Digitales Zeugnis: Kein Schulungsaufwand für Lehrpersonal

Die Befürchtung, alle Lehrkräfte benötigten mit der Einführung des digitalen Zeugnisses auch einen Crashkurs im IT-Wesen, wurde schon in einer frühen Phase ausgeräumt. Die Schulen geben die digitalen Zeugnisdaten in ihr bekanntes System ein, das ohnehin schon in der Schulverwaltung Verwendung findet.

Mit Hilfe einer Schnittstelle zur Bundesdruckerei werden die Daten schließlich zentral aus der Schulverwaltung an den Bund übertragen. Datenschutzkonform und digital signiert werden die Zeugnisse schließlich zurück an die Schulverwaltungen geschickt, die die Zeugnisse an die Schülerinnen und Schüler ausgeben.

Autor: Pierre von BedeutungOnline

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